MICE : transformer les coûts en valeur, mission impossible ?

IDEAL Meetings & Events, partenaire historique de la GBTA, a animé avec enthousiasme l’atelier Give & Take entre acheteurs, le 3 juillet dernier, lors de la Masterclass – l’événement phare du calendrier GBTA et rendez-vous incontournable des professionnels du voyage d’affaires et du MICE. Yanisse Belarbi, dirigeante de l’entreprise, et Céline Mercier, directrice du développement commercial, étaient aux commandes de cette session interactive.

Deux ateliers de 25 minutes étaient dédiés à la “Rationalisation des coûts dans le MICE – les étapes clés de votre stratégie achat”, réunissant une dizaine d’acheteurs. Un moment d’échanges privilégiés entre acheteurs, conçu pour partager défis, solutions et retours d’expérience, dans un format participatif. 

Le rôle d’IME ? Sponsor expert et facilitateur dans la conduite des ateliers. 

Le sujet nous passionne ! Depuis 20 ans, nous accompagnons les grandes entreprises dans l’optimisation de leurs achats événementiels et la structuration de leur politique MICE.

Pourquoi le sujet est plus stratégique que jamais ?

Le contexte actuel impose une double exigence aux directions achats :

1. Maîtriser les budgets dans un environnement économique incertain;
2. Répondre aux enjeux RSE et aux attentes croissantes des parties prenantes.

Dans le secteur MICE, où les dépenses sont souvent éclatées entre plusieurs canaux, la rationalisation des coûts n’est pas qu’une question d’économie : c’est un levier de performance globale, de cohérence et d’impact positif.

Les défis partagés par les acheteurs

Les discussions ont rapidement mis en lumière quatre freins majeurs au pilotage efficace des dépenses MICE :

• Un manque de visibilité sur les dépenses : la multiplicité des canaux et interlocuteurs rend le suivi global difficile.
• Des tensions entre coûts, qualité et durabilité : trouver le juste équilibre reste un exercice délicat.
• L'absence d’un reporting fiable et structuré : des données dispersées qui compliquent les décisions.
• Une résistance au changement interne : difficultés à mobiliser tous les métiers et services autour d’une démarche commune.

Les bonnes pratiques qui font la différence

Au fil des échanges, plusieurs leviers concrets ont émergé :

• Cartographier l’ensemble des dépenses MICE pour avoir une vision claire et exhaustive.
• Favoriser une relation partenariale avec un nombre limité de prestataires engagés, pour gagner en cohérence et en performance.
• Définir des indicateurs de performance (KPI) clairs et partagés, et mettre en place un reporting harmonisé pour tous les prestataires.

Les enseignements clés

Au-delà des bonnes pratiques, l’atelier a permis de tirer des enseignements plus stratégiques :

• Structurer les données pour piloter efficacement : centraliser puis segmenter les dépenses, en impliquant tous les métiers concernés.
• Mettre en place une gouvernance claire et partagée : un schéma simple qui facilite la coordination.
• Déployer un outil de reporting coconstruit avec le Venue Finder, garant d’une information claire et utilisable.
• Transformer les contraintes en opportunités en impliquant toutes les parties prenantes (DAF, comptabilité, prescripteurs clés…).
• Raisonner en coût complet (directs, indirects, durée de partenariat) pour optimiser la performance sur le long terme.

Un atelier sous le signe de l’intelligence collective

Notre rôle, en tant qu’animateur, a été de faciliter la mise en commun des expériences et d’aider à faire émerger des solutions concrètes. Les échanges ont démontré que, face aux défis du MICE, la collaboration et le partage d’expériences restent les meilleures armes pour avancer vers un pilotage à la fois plus performant et plus responsable.

A retenir

• Cartographier les dépenses pour gagner en visibilité
• Limiter et engager ses prestataires pour plus de cohérence
• Harmoniser le reporting avec des KPI partagés
• Impliquer toutes les parties prenantes dans la gouvernance
• Raisonner en coût complet pour optimiser la performance

En somme, optimiser les coûts MICE ne se résume pas à dépenser moins : c’est renforcer la performance globale. Une gestion rigoureuse et concertée du MICE permet non seulement de maîtriser les coûts, mais aussi d’assurer une meilleure création de valeur pour l’entreprise.