Construire une politique MICE efficace ne s’improvise pas

Une politique MICE efficace ne se résume pas à un document. Gouvernance, co-construction interne, accompagnement externe, pilotage, data, temporalité… entre l'ambition affichée et la réalité du terrain, les blocages sont nombreux. Lors de la Masterclass GBTA, IDEAL Meetings & Events a eu le plaisir de modérer, pour la deuxième année consécutive, un atelier Give & Take réunissant une dizaine d'acheteurs autour d'une question très concrète : comment passer d'une intention à une politique MICE réellement activable ? Une conviction s'est largement imposée : une politique MICE efficace se construit à partir des usages réels, mobilise les bonnes parties prenantes, s'appuie sur une gouvernance transverse et repose sur des processus clairement définis. Retrouvez les enseignements complets dans la suite de l'article.

IDEAL Meetings & Events, partenaire historique de GBTA, a animé l’atelier Give & Take entre acheteurs, le 30 juin dernier, à l’occasion de la Masterclass, l’événement phare du calendrier GBTA et le rendez-vous incontournable des professionnels du voyage d’affaires et du MICE. Yanisse BELARBI, dirigeante de l’entreprise et Elodie COUDRE, directrice commerciale et marketing, ont animé et modéré cet atelier interactif.

Deux sessions de 25 minutes sur le thème des “Politiques MICE inefficaces ou inexistantes, comment y remédier ?”, réunissant une dizaine d’acheteurs. Un moment d’échanges privilégié entre acheteurs, conçu pour partager les challenges rencontrés, les bonnes pratiques et les enseignements majeurs.

Le rôle d’IME ?

Sponsor expert et facilitateur dans la conduite des ateliers. 

Le sujet nous passionne ! Depuis plus de 20 ans, nous accompagnons les grandes entreprises dans l’optimisation de leurs achats événementiels et la structuration de leur politique MICE.

Les challenges rencontrés par les acheteurs

Les échanges ont mis en lumière les différents freins rencontrés au quotidien par les acheteurs réunis autour de la table :

• Une maturité MICE très hétérogène : une absence de politique, une segmentation inexistante, une gouvernance floue.
• Un ownership non défini : Travel, Achats, RH, Communication… aucun sponsor clair.
• Des données non consolidées : ERP, cartes logées, achats directs rendent le reporting impossible.
• Un réseau prestataires non maîtrisé : conformité, TVA, URSSAF, sécurité.
• Une gouvernance éclatée : Les différents services (Travel, Meetings, Events) fonctionnent en silos.
• Une sécurité non intégrée : une validation tardive ou dans certains cas inexistante.
• Un déploiement qui est long : 18–24 mois pour une adoption réelle.

Les bonnes pratiques qui font la différence

Au fil des échanges, des leviers concrets ont émergé :

• Un modèle hybride Travel + MICE : alignement Travel / Finances / Achats / Sécurité.
• Un panel obligatoire avec un reporting commun : Power BI / Data Lake consolidé.
• Venue finder + portage de facture : conformité, TVA, URSSAF, zéro frais.
• Une plateforme obligatoire : carte logée, contrats cadres, segmentation claire.
• Un sponsor interne fort : qu’il s’agisse du service Communication / Marketing ou RH selon les typologies.
• Une nomenclature structurée : typologies d’événements + typologies d’intermédiaires.
• Une sécurité intégrée dès la demande : formulaire + workflow de validation.

Les enseignements majeurs qui émergent

Au-delà des bonnes pratiques, l’atelier a permis de souligner l’importance d’adapter les pratiques, les outils et même le vocabulaire aux réalités de chaque organisation.  

• Ne pas calquer la politique MICE sur la politique Travel : catégories, acteurs et risques différents. Elle peut toutefois être ajoutée à la politique travel pour ne faire qu’un document.
• Analyser 1 an minimum (2 ans recommandé pour voir évolutions) de consommation avant d’écrire une politique MICE.
• Porter le projet au niveau CODIR : RH, Com/Mkg, Finances, Sécurité.
• Maitriser la catégorie et clarifier la nomenclature avant toute politique ou plateforme.
• Identifier les bons intermédiaires selon les typologies (venue finder ≠ agence).
• Adapter le vocabulaire : “bonnes pratiques” plutôt que “politique” dans certains groupes.
• Intégrer la sécurité dès la demande pour éviter les refus tardifs.
• Utiliser le portage de facture comme levier de conformité et de simplification.
• Porter une voix unique et transverse dans le déploiement de la politique (trio finance – achats – RH)

En conclusion, les points à retenir

Une politique MICE efficace repose avant tout sur une connaissance précise des dépenses, une gouvernance clairement définie et l'implication des bonnes parties prenantes. Plus qu'un document, il s'agit d'un projet transverse qui se construit dans le temps, s'appuie sur des process adaptés et nécessite un accompagnement du changement pour être pleinement adopté.