IDEAL Meetings & Events vous accompagne dans l’organisation de vos événements professionnels, séminaires, journées d’étude, réunions et soirées d’entreprise.

 

Sevrine Josten

“IDEAL Meetings & Events gère pour ses clients la recherche, la négociation, l’organisation, la facturation, le suivi qualité et le reporting, sans honoraires, ni frais d’agence. Nous nous rémunérons par une commission d’apporteurs d’affaires versée par les fournisseurs. Véritable centrale d’achat, l’agence offre l’accès à un catalogue de plus de 43 000 lieux, prestataires événementiels et séminaires en France, en Allemagne et à l’International avec un interlocuteur unique.”
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Sevrine Josten
Development Manager Germany
T : +49 227 395294-811
M: +49 152 56746945
E :  [email protected]


Nous vous accompagnons dans l´organisation de vos :

seminarSéminaires
seminarEvènements
seminarRepas d’affaires
seminarAnimation/Team Building

 

incentive Incentive
hotel Hébergement
Prestation Technique
transport smallTransferts

 


> En Quelques Chiffres

  Fondée en 2004 à Paris, Membre du groupe Chateauform’ depuis 2017

    7 bureaux en France et 1 bureau en Allemagne

    72 millions de Volume d’Affaires 2018

     43 000 fournisseurs référencés dont 10.000 en Allemagne

    Une visite régulière des lieux pour mieux les connaitre

    85 employés basés en France et Allemagne (Kerpen)

    96% de clients satisfaits

> Notre Force

    Des Chefs de Projets dédiés pour un accompagnement personnalisé

    Recherches de lieux et prestataires correspondant à vos besoins

    Conseils d’experts et négociations auprès de prestataires

    Plateforme digitale de réservation et logiciel de suivi des données

    Facturation centralisée : 1 code fournisseur pour l’ensemble des acteurs du marché

    Générateur d’économies et de satisfaction

    Accompagnement dans l’optimisation de vos dépenses et le respect de votre politique achat

    L’Humain reste la valeur première !

Kostenvoranschlag Anfragen


Bitte teilen Sie uns Ihre Bedürfnisse mit: Behindertengerechter Zugang, spezielle vegetarische Speisekarte, technische Ausstattung....



> Les Avantages de Notre Solution

Organisateurs

> Process simple : réactivité, adaptabilité
> Equipe dédiée
> Accès simplifié à l’ensemble des acteurs du marché
> Outils performants + adaptés
> Recommandations et conseils d’experts

Direction Financière

> Economies
> Protection de vos intérêts
> Flux de facturation moindre
> Stabilité financière
> Un seul code fournisseur pour l’ensemble de vos dépenses MICE
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Direction des Achats

> Optimisation des dépenses
> Respect des process
> Conduite du changement
> Visibilité, traçabilité et maîtrise de vos dépenses grâce à nos outils de reporting
> Obligation de vigilance
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Notre métier : Le Venue Finding

Dans le cadre du Venue Finding, le Venue Finder concentre son expertise sur la recommandation de lieux adaptés à la réception de l’événement et met en relation le client et le lieu.
IDEAL Meetings & Events est naturellement tourné vers cette solution « Venue Finding ». Apporteur d’affaires, le Venue Finder est rémunéré par le lieu préconisé qui s’engage à ne pas majorer ses prix du fait du versement d’une commission.
Grâce à notre volume d’affaires et aux 5000 opérations réalisées chaque année pour nos clients, IDEAL Meetings & Events dispose d’une puissance de négociation unique
Fort de leur expertise, nos Chefs de Projet mettent systématiquement en concurrence les lieux sélectionnés. Nos clients bénéficient ainsi des meilleurs tarifs quelle que soit la période.
En mode Venue Finding, nos équipes constituent le relais idéal à la recherche, à la négociation et à la mise en relation, en totale confiance.
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Une sélection rigoureuse de nos lieux

La solution aux besoins événementiels et restaurants passe par une sélection et un entretien de la base de données prestataires.
Nos fournisseurs, restaurants, lieux d’événements, sont visités, sélectionnés, testés.
Votre Chef de Projet connait personnellement les lieux référencés et peut ainsi guider efficacement les clients dans leur recherche. Nos fournisseurs nous reconnaissent des qualités commerciales, marketing, et apprécient notre règlement comptant.
C’est pourquoi ils acceptent de nous rémunérer et s’engagent à ne pas majorer leurs tarifs du fait du versement d’une commission.
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Une plateforme digitale

Nous avons développé une plateforme digitale sur laquelle la satisfaction client reste notre priorité.
Cet outil permet aux entreprises d’organiser tous leurs évènements professionnels à travers un choix large de prestataires adaptés aux réunions, séminaires, soirées d’entreprise, team building…

Les avantages de notre plateforme digitale :
> Accès à notre catalogue de prestataires (hôtels, restaurants, lieux d’évènements, traiteurs, technique, animations, transport…)
> Historique de tous vos événements
> Comparateur de devis
> Suivi de vos dépenses
> Avis clients
> Messagerie instantanée
> Accompagnement personnalisé par un chef de projet dédié
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Réduction des coûts

IDEAL Meetings & Events est spécialiste de la diminution des coûts directs et des coûts cachés dans l’événementiel / le MICE. En moyenne l’organisation d´un événement résidentiel ( recherches, demande de devis, analyse des devis, échanges avec les lieux, renégociations, gestion logistique et facturation ) demande 4 jours de travail dans sa globalité. Une soirée d´entreprise 2,5j.
A cela sajoute des coûts liés au référencement des fournisseurs, la gestion des acomptes, paiement de factures et autres. Faire confiance à IDEAL Meetings & Events est donc synonyme de réduction des coûts cachés pour les achats mais aussi de gain de temps et de performance pour les organisateurs.
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Reporting

Il s’agit de la présentation des rapports et des bilans analytiques concernant les activités et les résultats de votre entreprise, il est conçu dans le but d’informer les personnes concernées.
Notre Reporting facilite l’analyse de vos dépenses
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Mesure de la satisfaction

Dans un souci d’amélioration, une saine Mesure de la satisfaction est indispensable. Ainsi, un questionnaire personnalisé est envoyé à la suite de chaque évènement. Les remontées permettent de mieux cerner vos attentes et vos problématiques.
Elles suivent une procédure rigoureuse et sont finement analysées. Les rapports qui en découlent donnent en temps réel un retour sur l’efficacité de nos équipes ainsi que la justesse et la qualité des prestataires proposés.
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Gestion du risque

Grâce à notre volume d’affaires et aux 5000 opérations réalisées chaque année, nous disposons d’une incomparable force de négociation.
Afin d’obtenir la meilleure offre en terme de prix, de pertinence et de CGV nos équipes sourcing surveillent les principaux indicateurs de performance, les contrats de service définis au départ ainsi que les conditions générales et tarifs.
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Conduite du changement

La mise en place de notre solution passé par une conduite du changement et un suivi assidu essentiel à notre professionnalisme.
> Un Key Account Manager est attribué à chaque entreprise sous contrat.
> Votre chef de projet assure des réunions périodiques durant lesquelles sont décidées les améliorations à apporter.
> La phase d’implémentation passe par des réunions d’informations prescripteurs.
> Une communication à travers les intranets/extranets est essentielle pour canaliser les besoins
> Enfin, décider des formats de reporting adéquats afin d’optimiser ces outils primordiaux. Leur analyse sera un atout dans les décisions et gestions stratégiques de vos dépenses.
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Références

 


 

KONTAKT

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