Location de salles de réunion ou conférence : le guide pour trouver facilement

De nombreux éléments sont à prendre en compte pour louer une salle afin d'organiser un événement professionnel. Quel est le meilleur endroit pour réunir les participants (capacité d'accueil, accessibilité, équipement, etc.) ? Nous avons conçu ce guide pour vous aider à trouver le lieu adapté aux besoins de votre entreprise.

Dans quel contexte est-il nécessaire de louer une salle ?

Dans la vie d'une entreprise, il y a différentes circonstances où le besoin de louer une salle est impératif. Cela est nécessaire quand les locaux de l'entreprise ne sont pas adaptés à la nature de l'événement qui doit être organisé. Celui-ci peut durer une demi-journée, une journée ou plusieurs jours.

L'organisation d'un événement spécial

Une réunion d'actionnaires est un événement spécial. Dans ce contexte, il faut louer une salle en mesure d'accueillir les dirigeants et les partenaires extérieurs à l'entreprise. Différentes prestations annexes seront nécessaires : la restauration, le service, l'hébergement, etc.

Une réunion de travail ou un séminaire

La location d'une salle de séminaire ou de réunion en dehors des locaux de l'entreprise est courante. Il peut y avoir plusieurs raisons, par exemple :

• réunir les équipes travaillant en différents endroits à l'échelle nationale ou internationale ;
• profiter d'un équipement spécifique ;
• organiser des activités team building entre les séances de travail.

Une conférence

Pour la location d'une salle de conférence, il faut tenir compte de l'aménagement de l'espace. Cela concerne aussi bien l'accueil de l'auditoire que la fourniture du matériel adéquat aux intervenants : micro, vidéoprojecteur, ordinateur, etc. Les conférences sont souvent entrecoupées de pauses pour les participants. Il faut donc penser aux collations.

Une formation

La nature de la salle à louer dépend de celle de la formation. En règle générale, il faut disposer d'assez de tables et de chaises pour accueillir les participants. Les formateurs ont, quant à eux, besoin d'un équipement informatique. Il y a aussi des formations pratiques qui nécessitent des extérieurs adaptés.

Où trouver une salle adaptée aux besoins de l'entreprise ?

Selon les besoins et envies, il est possible de louer une salle en France ou à l'étranger. On peut choisir la proximité d'une grande ville ou un lieu qui offre une déconnexion totale avec le quotidien de l'entreprise. Le bord de mer, la campagne, la montagne ou encore un lieu insolite peut être un cadre idéal.

Location dans une grande ville en France

La location d'une salle à Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille ou encore Lille est plutôt facile, car l'offre est importante. Il faut faire une sélection, puis choisir le lieu qui « coche toutes les cases ». Un hôtel, par exemple, peut proposer une salle de séminaire équipée, en plus de ses services d'hébergement et de restauration.

Louer une salle à la campagne, à la montagne, en bord de mer

Trouver une salle en dehors des grandes villes est plus délicat. Il faut pouvoir accéder à un carnet d'adresse spécifique et profiter de retours d'expérience avant de faire un choix.

Louer une salle dans un lieu atypique

Les lieux insolites sont de plus en plus nombreux à proposer des salles en location. Mais il peut être difficile de trouver une bonne adresse, en mesure de répondre à tous les critères pour organiser un événement professionnel.

Louer une salle à l'étranger

Louer une salle à l'étranger est une bonne solution quand les collaborateurs sont dispersés dans le monde. C'est également un bon moyen de rompre avec le quotidien.

Conseils pour louer une salle de réunion ou de conférence

Pour vous aider à trouver la salle qui répondra à tous vos critères et besoins, nous avons établi une liste de conseils. Elle peut vous servir à établir votre cahier des charges.

Lister les participants

Le nombre de participants est la première donnée à établir. Listez les collaborateurs, les éventuels partenaires extérieurs, ainsi que les intervenants (conférencier, formateur, animateur, etc.).

Définir les besoins en termes de capacité d'accueil, d'équipement et de prestations

En fonction du nombre de participants, déterminez la surface d'accueil nécessaire en m². Pour une conférence, par exemple, comptez entre 3 et 4 m² par participant. Renseignez vous sur les équipements et les prestations annexes proposés par le lieu d'accueil.

Établir un budget

Évaluez votre budget en listant précisément tous les postes de dépenses. Il y a le tarif de la location (selon la surface souhaitée), la restauration et les prestations annexes, le transport des participants (avion, train ou voiture), etc.

Trouver, réserver la salle et les prestataires

Sélectionnez plusieurs lieux qui réunissent tous vos critères, puis demandez des devis. Réservez votre location dès que possible afin d'obtenir la ou les dates de votre choix.

Informer les participants

Transmettez aux participants tous les renseignements dont ils auront besoin : adresse du lieu, modalités de transport (fournissez un plan d'accès si les participants viennent par leurs propres moyens), prise en charge ou non des repas, etc.

Collaborer avec des prestataires inscrits dans une démarche RSE

L'engagement des entreprises dans une démarche RSE implique de réfléchir à l'empreinte carbone des événements organisés.

Trouver des prestataires locaux

Il est judicieux de se renseigner sur les prestataires locaux avant de réserver une salle de réunion ou de conférence. Pour la restauration, par exemple, c'est l'occasion de découvrir des produits régionaux.

Mettre en place des bonnes pratiques

Il est utile de partager avec tous les participants un guide des bonnes pratiques. Cela concerne aussi bien les déplacements que les modes de consommation (alimentation, énergie, usage de l'eau, etc.).

Demander un accompagnement pour trouver la bonne salle de conférence ou de réunion

Pour gagner du temps et vous assurer d'avoir affaire à des prestataires fiables, vous pouvez faire appel à IDEAL Meetings & Events. Notre agence de conseils est spécialisée dans la recherche et la réservation de prestataires pour les événements professionnels.

Plus de 37 000 salles à louer en France

Notre carnet d'adresses de prestataires est à votre disposition. En France, faites votre choix parmi plus de 37 000 salles situées en ville, à la campagne, au bord de la mer ou à la montagne. Notre réseau vous aide à trouver facilement une salle à Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux ou encore Lille. Nous collaborons également avec des prestataires implantés à l'étranger avec lesquels nous avons l'habitude de travailler.

Des conseils personnalisés pour trouver la salle adéquate

Un conseiller événementiel est à votre écoute tout au long de votre recherche. Nous affinons avec vous vos critères de sélection pour qu'ils soient en parfaite adéquation avec vos attentes.

Gestion de la réservation et des prestations annexes

Vous pouvez nous déléguer toute la gestion de la réservation de votre salle de réunion ou de conférence. Nous pouvons aussi gérer pour vous les prestations annexes.

Des coûts maîtrisés grâce à des tarifs préférentiels

Nous vous soumettons toujours des devis avant de valider les réservations. Les prestataires de notre réseau sont souvent des partenaires de longue date. Nous pouvons donc obtenir pour vous des tarifs préférentiels.

Les points clés pour trouver une salle de réunion ou de conférence

• Il peut être nécessaire de louer une salle pour une réunion extraordinaire, un séminaire, une conférence ou encore une formation. Or, chaque circonstance implique une durée, des équipements et des prestations spécifiques.
• La localisation de la salle doit être adaptée aux besoins de l'entreprise. La proximité peut faciliter la logistique, sauf si les collaborateurs travaillent en différents endroits du monde. Le dépaysement peut permettre une bonne déconnexion et faciliter les échanges professionnels.
• Établir un cahier des charges et un planning aide à organiser avec succès un événement professionnel.
• Pour trouver le lieu idéal, répondant à vos critères, y compris en matière d'éco-responsabilité, faites appel à IDEAL Meetings & Events. Profitez d'un accompagnement personnalisé. Confiez-nous la gestion de la réservation de votre prochaine salle de réunion !